Hensikten med denne fasen er å sikre at ny løsning integreres i drift på en god måte.

I fase 3 utviklet dere, prøvde ut og evaluerte løsningen. I denne fasen har dere bestemt dere for ny løsning, og dere skal sikre at løsningen implementeres i organisasjonen. Dette innebærer at dere foretar anskaffelser, planlegger og gjennomfører implementering av ny løsning. Det bør utarbeides strukturerte og detaljerte planer for hele implementeringsløpet og gevinstrealiseringen.

En implementering innebærer at dere jobber bredt i organisasjonen. Husk at det fremdeles er viktig å jobbe med forankring. Når ansatte er med på endringsreisen, oppnår dere varige forbedringer og realiserer gevinster.

De ansatte må motiveres til å være med på endringen slik at det skapes engasjement i organisasjonen for overgangen til drift. Ledelsen har et ansvar for å bidra til å skape engasjement rundt endringen, og finne måter å gjøre dette sammen med ansatte på.

 

1. Planlegge og gjennomføre anskaffelser

Anskaff teknologien dere ønsker å gå videre med. Vurder også om dere trenger å anskaffe bistand knyttet til kompetanseheving og rådgivning.

Kommunen må være en god bestiller, og klare å formidle behov i dialogen med leverandørene. Aktivitetene dere har gjennomført i fase 2 og 3 knyttet til innsikt i faktiske behov, designprinsipper med mer er et solid utgangspunkt for en god dialog med leverandørmarkedet.

Planlegge anskaffelser
Utarbeid konkurransestrategi, gjennomføringsplan og konkurransegrunnlag.

Tenk godt gjennom hvordan anskaffelsen best kan gjennomføres for å:

  • Sikre at innsikt om behovene som ble definert i fase 2 og 3 reflekteres i anskaffelsedokumentene på en form som leverandørene forstår. Dersom leverandørene blir godt kjent med behovene kan de komme tilbake med løsningsforslag
  • Sikre konkurranse blant leverandører
  • Gi rom for innspill fra leverandørmarkedet
  • Gjøre fornuftig vekting mellom pris og kvalitet (det er ikke alltid billigst er best!)

Følg Difis fagsider om anskaffelser for grundig veiledning til denne prosessen

Se også Nasjonalt program for leverandørutvikling 

Gjennomføre anskaffelser
Gjennomfør anskaffelsen etter gjeldene regelverk. Følg anskaffelser.no for grundig veiledning til denne prosessen. Sørg for at innkjøpsavdelingen er involvert.

 

2. Planlegge implementering og overgang til drift

God planlegging er nøkkelen til en vellykket implementering. Dess mer detaljert dere planlegger, dess mer forberedt er dere på hva som vil skje underveis, og kan sikre tilstrekkelige ressurser til implementeringen.

Utarbeide implementeringsplan
Utarbeid en plan for gevinstrealisering i tett dialog med ansatte som skal jobbe på nye måter og realisere gevinster. Vurder hvordan planlagte gevinster skal realiseres, hvem skal ha ansvar for dette, og hvordan gevinstene skal følges opp i drift. Dersom dere tar i bruk velferdsteknologi i tjenesten, er det viktig å ha en tydelig prosess og plan for hvordan det skal kartlegges gevinster knyttet til hver enkelt installasjon av velferdsteknologi, og hvordan dette skal følges opp i ettertid. Det bør ikke installeres velferdsteknologi dersom det ikke er gevinster som forsvarer kostnaden for installasjonen.

En god gevinstrealiseringsplan er konkret og pragmatisk, og ansvarliggjør linjen for gevinstrealiseringsarbeid. Følg verktøyet «Verktøy for gevinstplanlegging».

Forankre
En forutsetning for vellykket implementering/innføring er god forankring hos alle interessenter i og utenfor organisasjonen. Forankring startet dere med allerede i fase 1. Ivareta forankring i planleggingsarbeidet, og få med forankringsaktiviteter i implementerings- og gevinstrealiseringsplanen. Ta utgangspunkt i oppdatert interessentanalyse i dette arbeidet.

For å kunne forankre den fremtidige måten å jobbe på, er det viktig at nye arbeidsprosesser, rutiner, roller og ansvar er dokumentert på en strukturert, enkel og forståelig måte. Ansatte trenger ikke bare forstå hva de selv skal gjøre, de må også forstå hvorfor, hva som skjer før deres arbeidsoppgave starter, og hva som skjer etterpå. På den måten forstår hver ansatt at hun/han er en viktig brikke i den nye tjenesten. Dersom ikke alle ansatte forstår sin rolle og sitt ansvar i den nye tjenesten, vil det oppstå «huller» i tjenesteforløpet.

Når planer for implementering av nye løsninger kommuniseres er det vanlig at ansatte blir bekymret for hva endringen betyr for deres situasjon. Hvordan påvirker dette meg? Mister jeg jobben? Det er viktig å sørge for at ansatte opplever at deres behov blir ivaretatt under forankringen. Ansatte bør hele tiden bli minnet på hvorfor dere gjennomfører en endring, og hva det betyr for den enkelte.

Husk at motivasjon for endring er et viktig stikkord! Dere må jobbe kontinuerlig med å holde engasjementet oppe slik at ansatte er motiverte for endringen.

Ildsjel

Tips: Planleggingsarbeid skjer ikke på bakrommet, men utføres i dialog med ansatte på tvers av organisasjonen. Husk å holde motivasjonen for endring oppe!

Hvorfor gjøre dette: Grundig planleggingsarbeid og forankring hjelper dere med å oppnå en smidig overgang til drift.

 

3. Implementere/innføre ny løsning

Implementer den nye løsningen etter planen. Husk å inspirere ansatte underveis med påminnelser om hvilken verdi den nye tjenesten skal gi for brukerne og de ansattes arbeidshverdag.

Når dere jobber med større endringer, bør implementeringen skje gradvis for å kunne lære underveis, og redusere risiko.   Start gjerne med ett geografisk område / én avdeling og oppskaler når dere oppnår stabil drift og er klare for neste steg.

Implementering/innføring handler ikke bare om å få teknologien til å fungere. Organisasjonen må forberedes godt til å ta imot nye løsninger gjennom:

  • Ny organisering, arbeidsprosesser og rutiner. Skap ny organisering og motiver ansatte til å jobbe etter ny praksis.
  • Forankring. Endringene skapes i fellesskap gjennom en målrettet innsats på tvers av organisasjonen. Sørg for å involvere ansatte og hold en god dialog med brukerne, pårørende, leverandører og andre interessenter.
  • Opplæring. Ansatte bør ha kompetanse til å jobbe på nye måter og trenger opplæring i teknologi og nye prosesser og rutiner. Det er aldri lurt å spare penger på opplæringen!

Sørg også for å forberede brukerne på å ta den nye tjenesten imot. Informer dem godt, styr forventningen til den nye tjenesten og gjennomfør brukeropplæring ved behov.

Tips: Under implementering kan det hende dere finner forbedringsområder i tjenesten og videreutvikler den. Når dette skjer, er det viktig å oppdatere dokumentasjonen av tjenesten.

Hvorfor gjøre dette: Når dere implementerer ny løsning med fokus på organisasjon og mennesker/brukere, oppnår dere varige forbedringer og legger til rette for gevinstrealisering.

 

4. Overlevere til drift

Dere har nå jobbet sammen med de ansatte over en lengre periode for å skape en felles forståelse av utfordringsbildet og behovet for å ta i bruk nye løsninger. Snart er det på tide å fase ut prosjektet, og la linjen overta ansvaret for den nye løsningen(e) og gevinstrealiseringen. Under overleveringen bør dere dele læringspunkter fra prosjektet og legge til rette for oppfølging av den nye tjenesten i drift.

Evaluere og oppsummere resultater
Vurder hvorvidt prosjektet har oppnådd opprinnelig målsetning, hva som har gått bra, og hva som er viktige forbedringspunkter. Bruk fakta om prosjektresultater og snakk med mennesker som har vært involvert i prosjektet. Dokumenter evalueringen i en sluttrapport. Dere kan eksempelvis benytte mal fra prosjektveiviseren.no.

Se Prosjektveiviseren

Planlegge oppfølging i drift
Definer hvordan måling av gevinster skal foregå i drift. Etabler tydelige roller og ansvar for måling, hvor ofte det skal skje, og videre hvem som er ansvarlig for tiltak. Følg verktøyet «Verktøy for gevinstplanlegging». Definer også hvordan dere skal fange opp feil i tjenesten, følge opp leverandører og iverksette korrigerende tiltak. Begynn gjerne å trene på å gjøre oppfølging i driftsmøter mens prosjektet fortsatt pågår.

Se Difis fagsider om offentlige anskaffelser

 

Tips: Prosjektet kan ikke regnes som ferdig før det er etablert resultatindikatorer og definert hvordan oppfølgingen vil skje.

Gi ansvaret over til linjen
Overlever prosjektet til drift i et møte hvor sluttrapport, gevinstrealiseringsplan og ROS-analyse gjennomgås. Legg til rette for at linjen lærer fra de viktigste prosjekterfaringene. Forankre linjens ansvar for videre arbeid med gevinstrealisering på alle nivåer.

Gevinstrealisering

Tips: Ansatte i linjen bør ha vært involvert helt fra før prosjektet startet for å sikre en smidig overgang til drift.

Hvorfor gjøre dette: Ansatte som skal jobbe med den nye tjenesten blir kjent med viktige læringspunkter fra prosjektet, og det defineres tydelige roller og ansvar for gevinstrealisering.

Sjekkliste for fasen «Overgang til drift»:

Har dere:
  • Planlagt anskaffelser i henhold til prinsipper for leverandørdialog og innovative anskaffelser?
  • Anskaffet nødvendig teknologi og sørget for nødvendige tjenester rundt bruk av teknologi?
  • Involvert og motivert ansatte på alle nivåer i planleggingsarbeidet?
  • Utarbeidet detaljert implementeringsplan?
  • Utarbeidet gevinstrealiseringsplan?
  • Forankret ny organisering, arbeidsprosesser, roller og ansvar med sentrale interessenter i og utenfor organisasjonen?
  • Implementert ny løsning sammen med ansatte som yter tjenesten?
  • Evaluert og oppsummert resultater fra prosjektet?
  • Etablert tydelige roller og ansvar for oppfølging av gevinster i drift?
  • Fått linjen til å forstå og akseptere sitt ansvar for drift av løsningen og gevinstoppfølging?

Veivalg

På slutten av fase 4 er det viktig å diskutere i fellesskap om organisasjonen er klar for å avslutte prosjektet, og la linjen overta ansvaret for den nye løsningen.

Vurder godt om dere har etablert tydelige arbeidsprosesser, rutiner, roller og ansvar, har en stabil teknologi og har skapt eierskap til endringene blant ansatte på alle nivåer.

Har dere utfordringer på noen av disse områdene, er det helt greit å ta et steg tilbake. Det kan være nødvendig å bruke mer tid på overgangen til drift eller gå tilbake til utvikling, utprøving og evaluering for å forbedre løsningen.