Nå er dere over i ny praksis. I denne fasen er det viktig å holde fortsatt fokus på gevinstrealisering for å sikre at dere oppnår ønsket verdi for brukerne, pårørende og kommunen. Gevinstrealisering skjer ikke av seg selv, og tar ofte flere år.
Oppfølgingen skal drive frem organisasjonen til ønsket endring. Få ting skaper så mye engasjement og motivasjon i organisasjonen som synlig fremgang og god feiring! Mål resultater hyppig, og feire de gode resultatene dere oppnår!

Det er også helt greit om ikke absolutt alt går som planlagt. Det viktigste er at dere lærer underveis og følger opp avvik med korrigerende tiltak.

Ny praksis betyr heller ikke at innovasjonsarbeidet er avsluttet. Bruk erfaringer fra dette arbeidet til å etablere en kultur for å samle gode idéer, gjennomføre kontinuerlige forbedringer og iverksette nye innovasjonsprosjekter.

 

1. Drifte tjenesten

Drift tjenesten ved å følge dokumenterte arbeidsprosesser, roller og ansvar. Sørg for at kommunen er eieren av den helhetlige tjenesten og sikrer gode overganger i alle tjenesteledd. Det er svært viktig at alle kjenner sin rolle og sitt ansvar i prosessen, og at noen har ansvar for hele prosessen fra A til Å. Hvem skal ta fatt i problemet om noe går galt? Hvem skal sørge for at leverandører leverer i henhold til avtale?  Ha også gode rutiner for vedlikehold av dokumentasjonen på tjenestene, slik at disse er levende og nyttige dokumenter.

Hvorfor gjennomføre dette: For å sikre god flyt i hele tjenesteforløpet og redusere risiko for feil og «hull» er det viktig at kommunen tar ansvar for driften av tjenesten. Ikke overlat dette til leverandørene.

 

2. Måle og følge opp

Mål resultater for å fange opp forbedringspunkter og avvik i tjenesten. Bruk resultatindikatorer fra gevinstrealiseringsplanen og kvalitetssystemene i kommunen. Veksle gjerne mellom måling av statistikk og tall og samtaler med brukere av tjenesten.

Det er ikke enkelt å isolere effekter og hente ut tall. Kvalitet kan være spesielt utfordrende å måle. Måling er likevel viktig. Måling vil indikere om dere er på riktig vei og synliggjøre resultater.

Ledelsen må ha fokus på rapportering. Rapportering av resultatindikatorer bør inngå i ukentlige eller månedlige driftsmøter der det naturlig hører hjemme. Velg ut noen få resultatindikatorer som er mulige å følge opp, ikke velg for mange eller for komplekse måltall.

Del resultater med alle, slik at fremgangen blir synlig. Feire oppnådde resultater, store og små! Trekk også frem ansatte som har bidratt til arbeidet. Feiringen skaper engasjement i organisasjonen og motiverer til videre innsats.

Kom-igang-og-feire

Feil i tjenesten og avvik fra forventede gevinster, som for eksempel redusert tjenestekvalitet, økt tidsforbruk og forsinkelser, bør dokumenteres og følges opp med korrigerende tiltak.

Del gjerne resultatene med leverandører i jevnlige statusmøter, og husk å måle og dokumentere leverandørenes leveranseevne.

Tips: Gevinstoppfølgingen skal vare frem til alle forventede gevinster er realisert som planlagt.

Hvorfor gjennomføre dette: Gjennom løpende måling vil ansatte se de gode resultatene som er oppnådd og bli motivert til videre innsats. Oppfølgingen gir også mulighet til å få tak i det som ikke går like bra og løse utfordringer.

 

3. Gjennomføre kontinuerlige forbedringer og definere nye innovasjonsprosjekter

Gjennomførte tjenesteinnovasjonsprosesser kan suppleres med LEAN-tankegang eller andre metoder for kontinuerlig forbedringsarbeid. Arbeid med tjenesteinnovasjon og kontinuerlig forbedring utfyller hverandre når endringene er gjennomført, og fører til at organisasjoner kan foreta radikale grep gjennom store prosjekter og gjennomføre små forbedringer i hverdagen.

Ha lav terskel for å få idéer fra mottakerne av tjenestene, ansatte og andre parter. Ta godt vare på de gode idéene dere samler inn gjennom ulike kanaler og sett innovasjon og forbedringsarbeid i system. Skill mellom kontinuerlige forbedringer som krever mindre grep direkte i drift, og idéer som krever større innovasjonsprosjekter.

Når en idé trigger behov for en mer omfattende endringsprosess som skal skape en ny tjeneste eller medfører mer radikale endringer i driften, starter dere et nytt innovasjonsløp. Uansett hvor lovende idéen er, bruk tid på å forstå behovene før dere jobber videre med løsningen.

Hvorfor gjennomføre dette: Dere utvikler kultur for innovasjon og kontinuerlig forbedring, og er godt forberedt til å møte fremtiden.

Sjekkliste for fasen «Ny praksis»:

Har dere:
  • Følger ansatte, leverandører og evt. eksterne partnere nye arbeidsprosesser, roller og ansvar?
  • Måler dere resultater kontinuerlig?
  • Følger dere opp tjenestekvalitet?
  • Rapporterer dere på gevinster i driftsmøter?
  • Synliggjør dere oppnådde resultater til personer som er berørt av den nye løsningen?
  • Feirer dere oppnådde resultater, store og små?
  • Dokumenterer dere og følger opp leverandørenes leveranseevne?
  • Har dere lagt til rette for at brukere, ansatte og eksterne aktører kan spille inn gode idéer?
  • Har dere etablert et system for å dokumentere og følge opp de gode idéene?
  • Gjennomfører dere kontinuerlige forbedringer i drift?
  • Starter dere nye innovasjonsprosjekter med å forstå behovene før dere jobber videre med løsningen?
  • Jobber dere bevisst med å skape kultur for innovasjon og kontinuerlige forbedringer?