Hensikten med denne fasen er å definere kommunens utfordringsbilde, og sikre at organisasjonen forstår hvorfor endring er viktig og nødvendig. Ta dere god tid til å utforske og synliggjøre utfordringer, og planlegg det videre arbeidet. Et vellykket prosjekt kjennetegnes av grundig forarbeid, god planlegging og bred forankring slik at alle som berøres i kommunen har en felles problemforståelse.

Ikke juks!
Grunnen til at mange prosjekt feiler, er fordi ‹‹Før du starter››-fasen ikke har blitt gjennomført. Ikke hopp over dette steget!

 

1. Innhente overordnet innsikt og utforske utfordringer

Første steg er å skaffe seg en overordnet forståelse av dagens situasjon i kommunen. Målet er å få en oversikt over hva som er de mest aktuelle utfordringene for mottakerne av tjenestene og kommunen som helhet.

sjekke behov-01

Start med å utforske utfordringene
Let på forskjellige steder med flere ulike metoder for å identifisere kommunens hovedutfordringer, og hva som er de viktigste flaskehalsene for god tjenesteyting. Sentrale kilder for innsikt er statistikk, tall, de som bruker tjenestene, og ansatte som yter dem.

Faktabasert innsikt vil hjelpe dere med å fokusere på de riktige områdene fra starten. Hvor er de mest sentrale utfordringene innen helse- og omsorgsområdet i dag og de kommende årene? Hvilke områder er viktigst å ta tak i på kort og lang sikt?

Snakk med ansatte, brukere og deres pårørende. Både de som yter og mottar tjenestene vil gi verdifull innsikt om dagens tjenesteopplevelse på godt og vondt.

Ved å veksle mellom å se på statistikk og tall og snakke med mennesker, vil dere kunne bekrefte eller avkrefte antagelser om hvor kommunens største utfordringer ligger.

Når dere jobber med å utforske utfordringene, er det lurt å trekke på fagkunnskapen og erfaringene som finnes i flere ulike avdelinger i kommunen; både innen stab, IT og andre tjenesteområder. Næringslivet i kommunen og leverandører kan også gi innspill om utfordringer.

I denne omgang skal dere fokusere på informasjon som gir en overordnet forståelse av situasjonen i kommunen. Senere, når dere har valgt hvilket problemområde dere ønsker å ta tak i, kan dere gå dypere inn i innsiktsarbeidet. Dette kommer i «Innsikt- og idé»-fasen.

Hvorfor gjøre dette: Målet med denne første aktiviteten er å utforske problemene for å få en overordnet forståelse av kommunens utfordringsbilde. Dette vil danne grunnlaget for hva et innovasjonsprosjekt skal fokusere på.

 

2. Definere problem og sette mål

Oppsummer innsiktsarbeidet ved å beskrive utfordringsbildet, problemer som bør løses og konkrete mål for prosjektet. Sørg for at disse er i tråd med kommunens strategier og handlingsplaner.

Analysere overordnet innsikt
Analyse av innsikt skjer ofte i parallell med innhentingen. Dette kan gjøres ved hjelp av ulike verktøy som dere finner i ‹‹Analyseverktøy››. Ved å sette innsikt i system, vil dere lettere kunne prioritere hvilket problem dere skal løse, og sette tydelige mål og rammer for videre arbeid.

Oppsummere problem og mål
Lag en ‹‹Oppsummeringspresentasjon›› (se verktøy), med beskrivelse av utfordringsbildet, problem og mål for kommunen. Presentasjonen bør forklare utfordringsbildet og beskrive overordnede mål for arbeidet. Presentasjonen skal brukes som et verktøy for å engasjere og forankre prosjektet blant ledere og ansatte.

Hvorfor gjøre dette: Hensikten er å identifisere hvilke områder din kommune bør prioritere å jobbe med, og forankre dette blant ledere og ansatte.

 

3. Planlegge og forankre veien videre

Veien for videre arbeid dannes gjennom teambygging, grundig forankring av problemer og mål, etisk refleksjon, vurdering av lovverk og planlegging. Jobb grundig med forankring helt fra starten og gjennom hele prosjektet.

Bygge et team
Bygg et tverrfaglig team som skal støtte dere i innovasjonsarbeidet og sikre kvalitet og fremdrift. Inkluder deltakere fra helse/omsorg, IT og andre enheter og skap møteplasser som sikrer godt samarbeid. Husk å finne flere pådrivere som kan støtte og utfylle hverandre, og ta godt vare på dem. Skap sammen en felles forståelse av hva kommunen ønsker å oppnå.

Forankre det videre arbeidet
Identifiser hvilke mennesker som berøres av problemene og målene for det videre arbeidet. Disse menneskene er berørte parter og dermed interessenter i prosjektet. Ta dere tid til å vurdere alle grupper av interessenter blant brukere, pårørende og andre. Definer hvordan de ulike partene er berørt, og hvilken holdning dere tror de har til arbeidet.

Ildsjel

Forankringsarbeidet skal skape forståelse for hvorfor det er viktig å gjennomføre en endring. Kommuniser behov for endring både med hodet og hjertet.

Det lønner seg å etablere en rådgivningsgruppe bestående av berørte parter på dette tidspunktet, slik at de berørte partene blir involvert gjennom alle stadier.  Deres innspill på hver milepæl i det videre prosjektet forsikrer både forankring og at løsningen er godt sett fra deres ståsted.

Tips: Forankring skjer ikke bare gjennom utsendelse av informasjon. Det er viktig å ta fysiske møter med berørte parter på alle nivåer og etablere en god dialog fra starten av arbeidet.

Gjøre etisk refleksjon
Bruk etisk refleksjon som verktøy for bevisstgjøring i alle faser av endringsarbeidet. Bruk Etikkhåndboka i dette arbeidet. Etikk handler både om hensyn til brukerne og om hensynet til ansatte og tjenesten. I løpet av oppstarten kan det lages/bør dere lage en plan for hvordan dere skal gjøre etisk refleksjon i tjenesten. Planen bør da omfatte alle ansatte på tvers av nivå, fag og oppgaver.

Se Etikkhåndboka (den siste utgaven må bestilles fra Kommuneforlaget)

Se e-læringsprogrammet om etisk refleksjon

Vurdere lover og forskrifter
Kjenn jussen! Etikk, etisk refleksjon og lovanvendelse henger tett sammen.

Både Pasient- og brukerettighetsloven og Helse- og omsorgstjenesteloven har regler som er viktig å vurdere når velferdsteknologiske løsninger skal tas i bruk. I 2013 kom det nye regler som muliggjør at varslings- og lokaliseringsteknologi kan tas i bruk også der brukeren ikke har samtykkekompetanse. Det er viktig at det gjøres en konkret vurdering opp mot lovverket og dere må derfor involvere ansatte som kjenner lovverket godt.

Se Refleksjonshefte om velferdsteknologi, juss og etikk for helsepersonell

Planlegge neste fase
Planlegg videre arbeid inkludert teamaktiviteter og forankringsarbeid. Finn ut om andre kommuner eller statlige etater også jobber med de problemene dere skal løse. Tenk gjennom hvordan dere kan bygge på det arbeidet andre gjør innen helse og omsorg og samkjøre planene med de andre prosjektene i kommunen.

Hvorfor gjøre dette: God planlegging og forankring hos ledelsen, ansatte og brukere av tjenesten sikrer målrettet innsats i prosjekt. Det engasjerer og motiverer, og reduserer risikoen for at prosjektet feiler og stopper opp.

Sjekkliste for fasen «Før du starter»:

Har dere:
  • Oppnådd en felles forståelse av kommunens utfordringsbilde?
  • Gjort en faktabasert gjennomgang ved bruk av statistikk og tall?
  • Snakket med brukere av tjenesten, pårørende og ansatte?
  • Definert tydelige mål og rammer for prosjektet?
  • Forankret prosjektet på alle nivåer i organisasjonen?
  • Bygget et team?
  • Planlagt neste fase?
  • Hensyntatt etisk refleksjon, lover og forskrifter?
  • Sjekket hvilke kompetansemiljøer som bør involveres i prosjektet?

Veivalg

Er kommunen moden for å ta tak i problemområdet og gjøre nødvendige endringer? Sjekk dette ved å vurdere hvorvidt ledere og ansatte har forstått utfordringsbildet, og virker motiverte til å fortsette videre arbeid.